Αυτοπεποίθηση και επικοινωνία

Η πρόκληση

Το τμήμα πληροφορικής της Norbert Dentressangle Transport Services σχεδίαζε να αναβαθμίσει το Σύστημα Διαχείρισης Μεταφορών (TMS) σε μια νέα έκδοση με βελτιωμένες πληροφορίες διαχείρισης. Πρόκειται για ένα βασικό σύστημα που επηρεάζει όλα τα τμήματα και, ως εκ τούτου, είχε τη δυνατότητα να διαταράξει τη λειτουργία και να βλάψει τη φήμη, εάν η αναβάθμιση ήταν με οποιονδήποτε τρόπο ανεπιτυχής. Ένας επικεφαλής έργου και 4 x υπεύθυνοι έργου είχαν διοριστεί για να αναπτύξουν τη νέα έκδοση σε όλες τις τοποθεσίες σε διάστημα 12 μηνών.

Όλοι τους είχαν σχετική τεχνική εμπειρία, αλλά ήταν νέοι στο είδος της μεγάλης αλλαγής που θα επηρέαζε όλους στην επιχείρηση και θα μπορούσε να προκαλέσει αρνητικές αντιδράσεις ή αντίσταση. Αναμενόταν ότι οι άνθρωποι στις διάφορες τοποθεσίες θα αντιδρούσαν διαφορετικά στις αλλαγές και ότι η ομάδα έργου θα έπρεπε να είναι ευέλικτη στην προσέγγισή της προκειμένου να επιτύχει. Η προσδοκία ότι όλοι θα αντισταθούν στις αλλαγές θα μπορούσε να είναι εξίσου επιζήμια με την προσδοκία ότι όλοι θα συνεργαστούν, γι' αυτό ήταν ζωτικής σημασίας η ομάδα να είναι καλά προετοιμασμένη.

Το αποτέλεσμα

Μια σειρά από δεξιότητες αναγνωρίστηκαν ως απαραίτητες για τα μέλη της ομάδας έργου, αναγνωρίζοντας επίσης τη σημασία της εκμάθησης της συνεργασίας και του σχηματισμού μιας ισχυρής μονάδας. Απαιτούμενες δεξιότητες Δεξιότητες διαχείρισης έργου Επικοινωνίες, συμπεριλαμβανομένης της διεκδικητικότητας Διαχείριση αλλαγών Συμμετοχή με όλα τα τμήματα Αυτοπεποίθηση Ήταν επίσης σημαντικό τα μέλη της ομάδας να είναι πλήρως αφοσιωμένα στο έργο, πεπεισμένα ότι θα πετύχει και ικανά να μεταδίδουν αυτό το μήνυμα παντού. Αναμενόταν επίσης ένας βαθμός προσωπικής ανθεκτικότητας.

Ευτυχώς, αυτό είναι ακριβώς το είδος της ανάπτυξης δεξιοτήτων στο οποίο εμείς στην Brilliant Minds διαπρέπουμε! Ο συνεργάτης Peter Jefford ανέλαβε την ηγεσία αυτού του προγράμματος, τόσο για την καθοδήγηση του επικεφαλής του έργου όσο και για τη διευκόλυνση των εργαστηρίων. Ο Peter είναι πρώην διαχειριστής έργων με υπόβαθρο στην τεχνολογία. Είναι επίσης ο ειδικός μας στο εργασιακό άγχος, οπότε διαθέτει τον ιδανικό συνδυασμό δεξιοτήτων για ένα πρόγραμμα όπως αυτό.

Λύση

Το πρόγραμμα ανάπτυξης περιλαμβάνει καθοδήγηση για τον επικεφαλής του έργου, μια εναρκτήρια συνάντηση για όλη την ομάδα και τακτικά σύντομα εργαστήρια καθ' όλη τη διάρκεια της 12μηνης περιόδου υλοποίησης. Το εναρκτήριο εργαστήριο έδωσε σε όλους πληροφορίες σχετικά με τα εργαλεία NLP και νοοτροπίας για την προσέγγιση των ανθρώπινων πτυχών του έργου. Καθιέρωσε μια βασική γραμμή από την οποία θα δουλέψουμε με τα θέματα - ανθρώπους και προβλήματα. Όλοι επικεντρώθηκαν και ξεκαθάρισαν πού πηγαίνουν.

Τρία εργαστήρια διάρκειας μισής ημέρας με προπόνηση διάρκειας μισής ημέρας για τον διαχειριστή έργου: Αυτή η τεχνική ομάδα ήταν επικεντρωμένη στις λεπτομέρειες της εκτέλεσης του έργου, οπότε η αξία αυτών των εργαστηρίων ήταν κυρίως στην επίτευξη μιας ευρύτερης προοπτικής και στην ανάπτυξη αποτελεσματικών μορφών για την αντιμετώπιση των προβλημάτων. Η ύπαρξη ενός εξωτερικού συντονιστή επέτρεψε στην ομάδα να δει τα ζητήματα με διαφορετικό τρόπο και να αποκτήσει αυτοπεποίθηση στην αντιμετώπισή τους.

Θέματα που εξετάστηκαν: Χρήση της γλώσσας για τη βελτίωση της επικοινωνίας Διαμόρφωση του σωστού τρόπου σκέψης για δύσκολες καταστάσεις Καθοδήγηση της ομάδας στη φάση "καταιγισμού" της ανάπτυξής της Διαχείριση των χορηγών και της πολιτικής γύρω από αυτό το έργο υψηλού προφίλ Βιωσιμότητα των μεγάλων ωρών εργασίας και αντίκτυπος στην ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής Εξισορρόπηση των αναγκών των πελατών με την έγκαιρη παράδοση του έργου Διασύνδεση με συναδέλφους στις επιχειρησιακές τοποθεσίες που είχαν διαφορετικές, ενίοτε αντικρουόμενες, προτεραιότητες

Αποτέλεσμα

Η αναβάθμιση του συστήματος ολοκληρώθηκε με επιτυχία χωρίς σημαντικές επιπτώσεις στις επιχειρηματικές λειτουργίες. Ο επικεφαλής του έργου και η ομάδα του απέκτησαν τεράστια αυτοπεποίθηση από την υλοποίηση αυτού του πολύ απαιτητικού έργου, το οποίο περιγράφεται ως ένα "τεράστιο βουνό προς ανάβαση". Προφανώς δεν θα μάθουμε ποτέ αν θα μπορούσαν να το είχαν κάνει τόσο ομαλά χωρίς την υποστήριξη στα τακτικά εργαστήρια, αλλά εδώ είναι μια περίληψη της απάντησης του επικεφαλής του έργου όταν ρωτήθηκε: "Πώς πήγε;"

"Όλα καλά σε γενικές γραμμές... ευχαριστώ που ρωτάτε. ...βασικά πήγε όσο καλά μπορούσε να περιμένει κανείς. Πρέπει να σας ευχαριστήσω και πάλι για την καθοδήγησή σας και τον τρόπο με τον οποίο με βοηθήσατε να αντιμετωπίσω θέματα αυτοπεποίθησης και επικοινωνίας και επιτρέψατε στην ομάδα να ζωντανέψει τις απογοητεύσεις και τα προβλήματά της κατά τη διάρκεια του έτους. Ήταν μια αξέχαστη εμπειρία και ελπίζω να βρήκατε τη διαδικασία εξέλιξης εξίσου ενδιαφέρουσα με εμάς".