Confianza y comunicación

El reto

La división de TI de Norbert Dentressangle Transport Services tenía previsto actualizar su sistema de gestión del transporte (TMS) a una nueva versión con información de gestión mejorada. Se trataba de un sistema central que afectaba a todos los departamentos y, por tanto, podía interrumpir las operaciones y dañar la reputación si la actualización no se realizaba correctamente. Se nombró a un jefe de proyecto y a cuatro gestores de proyecto para implantar la nueva versión en todas las sedes durante un periodo de 12 meses.

Todos ellos contaban con la experiencia técnica necesaria, pero no conocían el tipo de cambio importante que afectaría a todos los miembros de la empresa y podría generar reacciones adversas o resistencia. Se preveía que las personas de los distintos centros responderían de forma diferente a los cambios y que el equipo del proyecto tendría que ser flexible en su planteamiento para tener éxito. Esperar que todo el mundo se resista a los cambios puede ser tan perjudicial como esperar que todo el mundo coopere, por lo que es vital que el equipo esté bien preparado.

El efecto

Se identificaron una serie de competencias esenciales para los miembros del equipo del proyecto, reconociendo también la importancia de aprender a trabajar juntos y formar una unidad sólida. Habilidades necesarias Habilidades de gestión de proyectos Comunicación, incluida la asertividad Gestión del cambio Compromiso con todos los departamentos Autoconfianza También era esencial que los miembros del equipo estuvieran plenamente comprometidos con el proyecto, convencidos de que tendría éxito y capaces de comunicar ese mensaje allá donde fueran. También se esperaba un cierto grado de resistencia personal.

Afortunadamente, éste es exactamente el tipo de desarrollo de aptitudes en el que destacamos en Brilliant Minds El socio Peter Jefford dirigió este programa, asesorando al jefe de proyecto y facilitando los talleres. Peter es un antiguo gestor de proyectos con experiencia en tecnología. También es nuestro especialista en estrés laboral, por lo que posee la combinación ideal de competencias para un programa como éste.

Solución

El programa de desarrollo incluyó formación para el Jefe de Proyecto, una reunión de lanzamiento para todo el equipo y talleres breves a lo largo de los 12 meses de ejecución. El taller de lanzamiento proporcionó a todo el equipo información sobre herramientas de PNL y mentalidad para abordar los aspectos personales del proyecto. Estableció una base a partir de la cual trabajar con los problemas y las personas. Consiguió que todos se centraran y tuvieran claro hacia dónde se dirigían.

Tres talleres de media jornada con media jornada de coaching para el director del proyecto: Este equipo técnico estaba centrado en los detalles de la ejecución de la tarea, por lo que el valor de estos talleres residía principalmente en lograr una perspectiva más amplia y desarrollar formatos eficaces para abordar los problemas. Contar con un facilitador externo permitió al equipo ver los problemas de otra manera y ganar confianza para afrontarlos.

Temas tratados: Utilización del lenguaje para mejorar la comunicación Adopción del estado de ánimo adecuado para afrontar situaciones difíciles Acompañamiento del equipo en la fase de "tormenta" de su desarrollo Gestión de los patrocinadores y la política en torno a este proyecto de gran repercusión Sostenibilidad de las largas jornadas de trabajo e impacto en la conciliación de la vida laboral y familiar Equilibrio entre las necesidades de los clientes y la entrega puntual del proyecto Interfaz con colegas de centros operativos que tenían prioridades diferentes, a veces contradictorias

Resultado

La actualización del sistema se llevó a cabo con éxito y sin grandes repercusiones en el funcionamiento de la empresa. El jefe de proyecto y su equipo ganaron una enorme confianza al haber llevado a cabo este proyecto tan difícil, descrito como una "enorme montaña que escalar". Evidentemente, nunca sabremos si lo habrían hecho tan bien sin el apoyo de los talleres periódicos, pero he aquí un resumen de la respuesta del Jefe de Proyecto cuando se le preguntó: "¿Cómo ha ido?".

"Todo bien en general... gracias por preguntar. ...básicamente fue todo lo bien que cabía esperar. Debo agradecerle de nuevo su asesoramiento y el modo en que me ayudó a abordar los problemas de confianza y comunicación y permitió al equipo animar sus frustraciones y problemas a lo largo del año. Ha sido una experiencia inolvidable y espero que el proceso de evolución te haya resultado tan interesante como a nosotros."