ANLP International CIC
Η Ένωση για το NLP
Ενδυνάμωση των επαγγελματιών του NLP
Η διαδικασία καταγγελίας παραπόνων καθορίζει το πλαίσιο για την αντιμετώπιση ισχυρισμών περί παράνομης και ανάρμοστης συμπεριφοράς.
Η ANLP δεσμεύεται για τα υψηλότερα πρότυπα διαφάνειας, ακεραιότητας, ακεραιότητας και λογοδοσίας.
Η παρούσα διαδικασία αποσκοπεί στην παροχή ενός μέσου για την υποβολή σοβαρών ισχυρισμών σχετικά με τα πρότυπα, τη συμπεριφορά, τις οικονομικές παρατυπίες ή πιθανές παράνομες ενέργειες με τρόπο που να διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και να προστατεύει όσους υποβάλλουν τέτοιους ισχυρισμούς με την εύλογη πεποίθηση ότι αυτό είναι προς το δημόσιο συμφέρον από το να πέσουν θύματα, να υποστούν διακρίσεις ή να βρεθούν σε μειονεκτική θέση.
Η παρούσα διαδικασία δεν αντικαθιστά άλλες πολιτικές και διαδικασίες, όπως η Διαδικασία Παραπόνων, οι Πολιτικές Παραπόνων και οι Πολιτικές Παρενόχλησης και Εκφοβισμού, καθώς και άλλες ειδικά προβλεπόμενες θεσμοθετημένες διαδικασίες αναφοράς.
Η παρούσα διαδικασία έχει ως στόχο να διασφαλίσει ότι η ANLP συμμορφώνεται με το καθήκον της σύμφωνα με τον νόμο περί αποκάλυψης δημοσίου συμφέροντος του 1998.
Η παρούσα διαδικασία εφαρμόζεται σε όλους τους υπαλλήλους της ANLP, συμπεριλαμβανομένων των συνεργατών και των εργολάβων.
Η παρούσα διαδικασία δεν αντικαθιστά άλλες πολιτικές ή διαδικασίες της ANLP. Για παράδειγμα, εάν ένας εργαζόμενος/συμβαλλόμενος ή πελάτης αισθάνεται ότι ο εργοδότης, ο διευθυντής, ο συνάδελφος, ο προϊστάμενος ή ο προπονητής του τον αντιμετωπίζει δυσμενώς, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την Πολιτική της ANLP για την παρενόχληση και τον εκφοβισμό. Ομοίως, αν κάποιος έχει ανησυχίες για τη συμπεριφορά ενός συναδέλφου στο εργασιακό περιβάλλον (π.χ. ότι δεν αντιμετωπίζει τους συναδέλφους του με σεβασμό), θα πρέπει να τις θέσει στον προϊστάμενό του ή, αν αυτό δεν είναι δυνατό, στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον Διευθυντή ή άλλο πρόσωπο με εξουσία και ευθύνη στον εν λόγω οργανισμό.
Η παρούσα διαδικασία εφαρμόζεται, αλλά δεν περιορίζεται σε ισχυρισμούς (συμπεριλαμβανομένων αποδεδειγμένων ιστορικών περιστατικών) σχετικά με οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:
Στοιχεία επικοινωνίας για την αναφορά: (γραπτώς) ANLP
Η ANLP αναγνωρίζει ότι η απόφαση για την υποβολή καταγγελίας μπορεί να είναι δύσκολη. Ωστόσο, οι καταγγέλλοντες που προβαίνουν σε σοβαρές καταγγελίες με την εύλογη πεποίθηση ότι αυτό είναι προς το δημόσιο συμφέρον δεν έχουν να φοβηθούν τίποτα, διότι πράττουν το καθήκον τους είτε προς την ANLP είτε/και προς εκείνους για τους οποίους η ANLP παρέχει υπηρεσίες.
Η ANLP θα λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να προστατεύσει τον καταγγέλλοντα που προβαίνει σε σοβαρές καταγγελίες με την εύλογη πεποίθηση ότι είναι προς το δημόσιο συμφέρον από τυχόν αντίποινα, παρενόχληση ή θυματοποίηση.
Όλες οι καταγγελίες θα αντιμετωπίζονται εμπιστευτικά και θα καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια να μην αποκαλυφθεί η ταυτότητα του καταγγέλλοντος, εκτός εάν ο καταγγέλλων ζητήσει το αντίθετο. Ωστόσο, εάν το θέμα αντιμετωπιστεί στη συνέχεια μέσω άλλων διαδικασιών της ANLP, όπως μια νομική έρευνα, μπορεί να είναι απαραίτητο να δοθεί η ταυτότητα του καταγγέλλοντος στις αρμόδιες αρχές. Οι εμπιστευτικές πληροφορίες θα παραμείνουν εμπιστευτικές στο μέτρο του νομικά δυνατού.
Ομοίως, εάν η καταγγελία καταλήξει σε δικαστική διαδικασία, τότε ο καταγγέλλων ενδέχεται να χρειαστεί να δώσει στοιχεία σε δημόσιο δικαστήριο, εάν η υπόθεση πρόκειται να είναι επιτυχής.
Η ANLP δεν θα αποκαλύψει, χωρίς τη συγκατάθεση του καταγγέλλοντος, την ταυτότητα του καταγγέλλοντος σε κανέναν άλλον εκτός από το πρόσωπο που εμπλέκεται στην έρευνα/καταγγελία.
Η παρούσα διαδικασία ενθαρρύνει τους καταγγέλλοντες να αναφέρουν το όνομά τους σε έναν ισχυρισμό, όπου είναι δυνατόν, καθώς οι ανώνυμοι ισχυρισμοί είναι συχνά δύσκολο να τεκμηριωθούν/αποδειχθούν. Οι ανώνυμες καταγγελίες είναι πολύ λιγότερο ισχυρές, αλλά οι ανώνυμες καταγγελίες θα εξετάζονται κατά τη διακριτική ευχέρεια του Διευθύνοντος Συμβούλου, του Διευθύνοντος Συμβούλου, του Διευθυντή ή άλλου προσώπου με εξουσία και ευθύνη στον εν λόγω οργανισμό.
Κατά την άσκηση της διακριτικής ευχέρειας για την αποδοχή μιας ανώνυμης καταγγελίας πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι εξής παράγοντες:
Καμία πειθαρχική ή άλλη ενέργεια δεν θα ληφθεί κατά καταγγέλλοντος που προβαίνει σε καταγγελία με την εύλογη πεποίθηση ότι είναι προς το δημόσιο συμφέρον, ακόμη και αν η καταγγελία δεν τεκμηριώνεται από έρευνα. Ωστόσο, μπορεί να ληφθούν νομικά ή άλλα κατάλληλα μέτρα κατά του πληροφοριοδότη που προβαίνει σε καταγγελία χωρίς να πιστεύει εύλογα ότι αυτό είναι προς το δημόσιο συμφέρον (π.χ. αν προβαίνει σε καταγγελία επιπόλαια, κακόβουλα ή για προσωπικό όφελος, όταν δεν υπάρχει στοιχείο δημόσιου συμφέροντος).
Είναι προτιμότερο οι καταγγελίες να γίνονται στον άμεσο προϊστάμενο του επόπτη/προπονητή στον οποίο αναφέρονται. Ωστόσο, αυτό μπορεί να εξαρτάται από τη σοβαρότητα και την ευαισθησία των σχετικών ζητημάτων και από το ποιος είναι ύποπτος για την κακή πρακτική. Για παράδειγμα, εάν ο καταγγέλλων πιστεύει ότι εμπλέκεται η διοίκηση/ιδιοκτήτες, θα ήταν ακατάλληλο να το θέσει απευθείας σε αυτούς. Ο καταγγέλλων μπορεί τότε να προβεί σε καταγγελία απευθείας σε οποιονδήποτε από τους ακόλουθους:
Εάν κάποιος από τους παραπάνω λάβει μια καταγγελία, θα εξετάσει την καταγγελία και μπορεί να συζητήσει είτε με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο είτε με άλλους αρμόδιους στον οργανισμό (κατά περίπτωση). Μετά την εξέταση, το θέμα θα συζητηθεί με τον καταγγέλλοντα και αν επιθυμεί να προχωρήσει, ο ισχυρισμός θα διερευνηθεί.
Είτε γίνεται γραπτή είτε προφορική αναφορά, είναι σημαντικό να παρέχονται σχετικές πληροφορίες, όπως
Κάποιος που κάνει έναν ισχυρισμό μπορεί να συνοδεύεται από άλλο πρόσωπο της επιλογής του κατά τη διάρκεια οποιωνδήποτε συναντήσεων ή συνεντεύξεων σε σχέση με τον ισχυρισμό. Ωστόσο, εάν το θέμα αντιμετωπιστεί στη συνέχεια μέσω άλλης διαδικασίας, το δικαίωμα συνοδείας θα είναι σε εκείνο το στάδιο σύμφωνα με τη σχετική διαδικασία.
Ο προϊστάμενος θα καταγράψει τις λεπτομέρειες του ισχυρισμού συγκεντρώνοντας όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες (εντός 5 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή του ισχυρισμού), συμπεριλαμβανομένων των εξής:
Ο ερευνητής θα ζητήσει από τον καταγγέλλοντα τον τρόπο επικοινωνίας και τα στοιχεία επικοινωνίας που προτιμά και θα τα χρησιμοποιήσει για όλες τις επικοινωνίες με τον καταγγέλλοντα, προκειμένου να διαφυλαχθεί η εμπιστευτικότητα.
Εάν ο ισχυρισμός αφορά απάτη, πιθανή απάτη ή άλλη οικονομική παρατυπία, ο Ταμίας θα ενημερώνεται εντός 5 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή του ισχυρισμού. Ο Ταμίας θα αποφασίσει εάν ο ισχυρισμός πρέπει να διερευνηθεί και τη μέθοδο διερεύνησης.
Εάν ο ισχυρισμός αποκαλύπτει στοιχεία για ποινικό αδίκημα, θα αναφέρεται αμέσως στο Διοικητικό Συμβούλιο και θα λαμβάνεται απόφαση σχετικά με το εάν θα ενημερωθεί η αστυνομία. Εάν ο ισχυρισμός αφορά υποψία βλάβης σε παιδιά, θα ενημερωθούν αμέσως οι αρμόδιες αρχές.
Εάν το θέμα αφορά υποψία βλάβης σε ευάλωτους ενήλικες, θα πρέπει επίσης να γίνει αναφορά στην Πολιτική Προστασίας και στην Πολιτική για τον Εκφοβισμό και την Παρενόχληση.
Σε περίπτωση που ο ισχυρισμός έχει γίνει εσωτερικά και ανώνυμα, προφανώς η ANLP δεν θα είναι σε θέση να ανακοινώσει ποια μέτρα έχουν ληφθεί.
Η ANLP θα λάβει μέτρα για να ελαχιστοποιήσει τυχόν δυσκολίες που μπορεί να προκύψουν από την υποβολή καταγγελίας. Για παράδειγμα, εάν ένας καταγγέλλων πρέπει να δώσει στοιχεία σε ποινικές ή πειθαρχικές διαδικασίες, η ANLP θα τον καθοδηγήσει στις κατάλληλες αρχές για να λάβει συμβουλές σχετικά με τη διαδικασία και να τον συμβουλεύσει σχετικά με τους διαθέσιμους μηχανισμούς υποστήριξης.
Η ANLP δέχεται ότι οι καταγγέλλοντες πρέπει να είναι σίγουροι ότι το θέμα έχει αντιμετωπιστεί σωστά. Έτσι, με την επιφύλαξη των νομικών περιορισμών, θα ενημερώνουμε τους καταγγέλλοντες για το αποτέλεσμα οποιασδήποτε έρευνας.
Το πρόσωπο στο οποίο γίνεται η καταγγελία ή το πρόσωπο στο οποίο παραπέμπεται η καταγγελία (εάν δεν είναι πρόσωπο με νομική εξουσία εντός του οργανισμού) έχει τη συνολική ευθύνη για τη λειτουργία της παρούσας διαδικασίας και για τον καθορισμό των διοικητικών διαδικασιών που πρέπει να ακολουθούνται και της μορφής των αρχείων που πρέπει να τηρούνται.
Ένα μητρώο θα καταγράφει τα ακόλουθα στοιχεία:
Το μητρώο θα είναι εμπιστευτικό και θα είναι διαθέσιμο για επιθεώρηση μόνο από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Ετήσιες εκθέσεις θα υποβάλλονται στους διευθυντές της εταιρείας σχετικά με τη λειτουργία της διαδικασίας και τις καταγγελίες για καταγγελίες κατά τη διάρκεια της περιόδου που καλύπτει η έκθεση. Η έκθεση θα είναι σε μορφή που δεν θα προσδιορίζει τους καταγγέλλοντες.
