Βέλτιστη πρακτική - Τι να κάνετε με τα αρχεία των πελατών σε περίπτωση συνταξιοδότησης, μακροχρόνιας ασθένειας ή κλεισίματος της επιχείρησης

Τι να κάνετε με τα αρχεία των πελατών σε περίπτωση συνταξιοδότησης, μακροχρόνιας ασθένειας ή κλεισίματος της επιχείρησης

Πρόσφατα πληροφορηθήκαμε ένα Μέλος που σταμάτησε την επιχείρησή του στο NLP και ρώτησε αν τα αρχεία που διατηρούσε από τις συνεδρίες με τους πελάτες του θα έπρεπε να καταστραφούν.

Είναι μια καλή ερώτηση και μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να χρειαστεί να σκεφτείτε τι να κάνετε με τα αρχεία των πελατών σας εάν αλλάξουν οι συνθήκες σας και δεν ασκείτε πλέον το επάγγελμα.

GDPR και DPA (2018)

Τόσο ο Ευρωπαϊκός Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) όσο και ο νόμος του Ηνωμένου Βασιλείου για την Προστασία Δεδομένων (DPA) απαιτούν να ενημερώνετε, όπου είναι δυνατόν, τα θιγόμενα άτομα (πελάτες) ότι κλείνετε την επιχείρηση και ότι έχουν ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα εντός του οποίου μπορούν να ζητήσουν να τους αποσταλούν με ασφάλεια όλα τα δεδομένα που διατηρείτε, τα οποία τους αφορούν. Αυτό είναι το δικαίωμά τους σύμφωνα με τον GDPR και τον DPA.(https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata πρόσβαση 12/02/2025).

Ακολουθούν οι πληροφορίες απευθείας από τον ιστότοπο του Γραφείου Επιτρόπου Πληροφοριών (ICO) (παραπάνω σύνδεσμος):

"Κλείνω τη μικρή μου επιχείρηση. Πρέπει να ενημερώσω τους ανθρώπους ότι δεν θα κατέχω πλέον τα δεδομένα τους

Ναι, αν μπορείτε. Είναι καλή πρακτική να ενημερώνετε τους ανθρώπους ότι η επιχείρησή σας κλείνει και ότι δεν κρατάτε πλέον τα δεδομένα τους. Αυτό δείχνει στους ανθρώπους ότι εκτιμάτε τις πληροφορίες τους, ακόμη και όταν δεν τις χρειάζεστε πλέον. Τους δίνει επίσης χρόνο να θέσουν τυχόν ανησυχίες ή αιτήματα μαζί σας.

Για ορισμένες επιχειρήσεις, αυτό θα είναι απλό και δεν θα πάρει πολύ χρόνο. Για άλλες, είναι ευκολότερο να το λες παρά να το κάνεις. Εάν βρίσκεστε σε αυτή τη θέση, είναι μια ισορροπία μεταξύ της προσπάθειας που θα χρειαστεί να τους ενημερώσετε και, με βάση το είδος των πληροφοριών που διατηρείτε γι' αυτούς, πόσο σημαντικό είναι να επικοινωνήσετε μαζί τους.

Για παράδειγμα, μπορεί να μην μπορείτε να επικοινωνήσετε εύκολα με τους πελάτες σας επειδή δεν έχετε πλέον πρόσβαση στις πληροφορίες τους. Εάν οι πληροφορίες που διατηρείτε είναι ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, όπως ιατρικές πληροφορίες, τότε μπορεί να υπάρχει μεγαλύτερη ανάγκη να προσπαθήσετε να επικοινωνήσετε μαζί τους από ό,τι εάν οι πληροφορίες που διατηρείτε περιορίζονται σε στοιχεία ονόματος και διεύθυνσης. Αλλά αυτό θα πρέπει να αποτελεί εξαίρεση και όχι κανόνα και θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι μπορείτε να δικαιολογήσετε την απόφασή σας".

Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες μέσω του παραπάνω συνδέσμου.

Ποια είναι η "βέλτιστη πρακτική" σε αυτή την περίπτωση

Πρώτα απ' όλα, είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε όλα τα λεπτομερή αρχεία των αλληλεπιδράσεων που έχετε με τους πελάτες σας ασφαλή. Εάν έχετε αρχεία σε χαρτί, οι καλύτεροι τρόποι για να τα διατηρήσετε ασφαλή είναι σε κλειδωμένο, πυρίμαχο ντουλάπι αρχειοθέτησης ή σε πυρασφάλεια. Εάν διατηρείτε ηλεκτρονικά αρχεία, τότε αυτά θα πρέπει ιδανικά να αποθηκεύονται σε ασφαλές cloud (Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox κ.λπ.) με ισχυρή προστασία με κωδικό πρόσβασης. Εάν αποθηκεύετε αρχεία σε υπολογιστή, φορητό υπολογιστή, Apple Mac, iPad, tablet κ.λπ. τότε η συσκευή ή/και ο φάκελος ή η περιοχή αποθήκευσης πρέπει επίσης να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης και να δημιουργούνται τακτικά αντίγραφα ασφαλείας σε ξεχωριστή συσκευή (επίσης προστατευμένη με κωδικό πρόσβασης!).

Εάν η επιχείρηση κλείνει, τότε μπορείτε να ειδοποιήσετε τους πελάτες σας (από 14 έως 30 ημερολογιακές ημέρες είναι μια χαρά), ενημερώνοντάς τους ότι δεν θα αποθηκεύετε πλέον τα δεδομένα τους και ότι τα αρχεία θα καταστραφούν μετά από αυτό το χρονικό διάστημα. Αυτό θα τους επιτρέψει να ζητήσουν τα δεδομένα τους από εσάς. Εάν δεν το κάνουν και περάσει η καταληκτική ημερομηνία, πρέπει να καταστρέψετε τα δεδομένα σε χαρτί (τεμαχίστε ή κάψτε) ή τα ηλεκτρονικά δεδομένα (διαγράψτε και διαγράψτε από τυχόν εγκαταστάσεις απορριμμάτων ή ανακύκλωσης που μπορεί να έχετε).

Μπορείτε να βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες εδώ: https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Εάν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης αποβιώσει, οι παραπάνω συμβουλές εξακολουθούν να ισχύουν. Και πάλι, οι κατευθυντήριες γραμμές του ICO μπορούν να βρεθούν εδώ:

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader