Osvědčené postupy - Co dělat se záznamy klientů v případě odchodu do důchodu, dlouhodobé nemoci nebo ukončení činnosti firmy?

Jak naložit se záznamy klienta v případě odchodu do důchodu, dlouhodobé nemoci nebo ukončení činnosti?

Nedávno jsme se dozvěděli o členovi, který ukončil svou činnost v oblasti NLP a zeptal se, zda by se měly záznamy o jeho sezeních s klienty zničit.

Je to dobrá otázka a může existovat celá řada důvodů, proč budete muset zvážit, co udělat se záznamy svých klientů, pokud se změní vaše okolnosti a vy již nebudete vykonávat svou praxi.

GDPR a DPA (2018)

Evropské obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) i britský zákon o ochraně osobních údajů (DPA) vyžadují, abyste dotčeným osobám (klientům) pokud možno dali vědět, že ukončujete činnost a že mají stanovenou lhůtu, ve které mohou požádat o bezpečné zaslání všech údajů, které máte k dispozici a které se jich týkají. Na to mají podle GDPR a DPA právo.(https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata přístup 12. 2. 2025).

Zde jsou informace přímo z webových stránek Úřadu komisaře pro informace (ICO) (odkaz výše):

"Zavírám svůj malý podnik. Musím dát lidem vědět, že už nebudu mít jejich údaje?

Ano, pokud můžete. Je dobrým zvykem dát lidem vědět, že vaše firma končí a že již nebudete jejich údaje uchovávat. Lidem to ukazuje, že si jejich informací vážíte, i když je již nepotřebujete. Dává jim to také čas, aby vám sdělili případné obavy nebo požadavky.

Pro některé podniky to bude jednoduché a nebude to trvat dlouho. Pro jiné se to snadněji řekne, než udělá. Pokud jste v této situaci, je to rovnováha mezi úsilím, které by bylo nutné vynaložit, abyste jim dali vědět, a podle typu informací, které o nich uchováváte, jak důležité je kontaktovat je.

Může se například stát, že své zákazníky nebudete moci snadno kontaktovat, protože již nemáte přístup k jejich informacím. Pokud jsou informace, které uchováváte, citlivé osobní údaje, například zdravotní informace, pak může být větší nutnost pokusit se je kontaktovat, než když se informace, které uchováváte, omezují na jméno a údaje o adrese. Mělo by se však jednat spíše o výjimku než o pravidlo a budete si muset být jisti, že své rozhodnutí dokážete zdůvodnit."

Další informace jsou k dispozici pomocí výše uvedeného odkazu.

Jaký je v této situaci "osvědčený postup"?

V první řadě je nezbytné, abyste všechny podrobné záznamy o interakcích s klienty uchovávali v bezpečí. Pokud máte záznamy v papírové podobě, nejlépe je uchováte v uzamčené ohnivzdorné kartotéce nebo v ohnivzdorném trezoru. Pokud uchováváte elektronické záznamy, pak by měly být v ideálním případě uloženy v bezpečném cloudu (Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox atd.) se silnou ochranou heslem. Pokud ukládáte záznamy na PC, notebooku, počítači Apple Mac, iPadu, tabletu atd., pak musí být zařízení a/nebo složka či úložný prostor rovněž chráněny heslem a pravidelně zálohovány na samostatné zařízení (rovněž chráněné heslem!).

Pokud podnik končí, pak můžete klienty upozornit (stačí 14 až 30 kalendářních dnů) a oznámit jim, že jejich údaje již nebudete uchovávat a že záznamy budou po uplynutí této doby zničeny. To jim umožní vyžádat si od vás své údaje. Pokud tak neučiní a termín uplyne, musíte papírové (skartovat nebo spálit) nebo elektronické údaje zničit (vymazat a odstranit z případných odpadkových košů nebo recyklačních zařízení).

Další podrobnosti najdete zde: https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Pokud majitel podniku zemře, platí výše uvedené rady i nadále. Pokyny ICO opět najdete zde:

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader