ベストプラクティス - 退職、長期疾病、事業閉鎖の場合に顧客の記録をどうするか

退職、長期の病気、事業閉鎖の場合、クライアントの記録をどうすべきか

最近、NLPのビジネスを停止したメンバーから、クライアントとのセッションの記録を破棄すべきかどうか尋ねられました。

これは良い質問であり、状況が変化し、練習をしなくなった場合、クライアントの記録をどうするか検討する必要がある理由は様々考えられます。

GDPRとDPA（2018年）

欧州一般データ保護規則（GDPR）と英国データ保護法（DPA）の両方は、可能な限り、影響を受ける人々（クライアント）にあなたが事業を閉鎖することを知らせ、彼らがあなたが保持する彼らに関するすべてのデータを安全に彼らに送るよう要求できる一定の期間があることを知らせることを要求しています。 これはGDPRとDPAに基づく彼らの権利です（https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdataaccessed 12/02/2025）.

以下は、情報コミッショナー事務所（ICO）のウェブサイト（上記リンク）からの直接の情報です：

「中小企業を閉鎖します。小規模ビジネスを閉鎖することになりました。

はい、可能であれば、あなたのビジネスが閉鎖され、もうデータを保持しないことを人々に知らせることは良い習慣です。 これは、たとえあなたが情報を必要としなくなったとしても、あなたが彼らの情報を大切にしていることを人々に示すものです。 また、彼らはあなたに懸念や要望を提起する時間を持つことができます。

企業によっては、これは簡単なことであり、時間もかかりませんが、「言うは易く行うは難し」です。 このような立場にある場合、そのことを知らせるのにかかる労力と、その人について保有している情報の種類に基づき、その人に連絡することの重要性とのバランスを取る必要があります。

例えば、顧客の情報にアクセスできなくなったため、顧客に簡単に連絡できなくなった場合、保有している情報が医療情報などの機微な個人情報であれば、氏名や住所などの詳細な情報しか保有していない場合よりも、連絡を試みる必要性が高くなる可能性があります。しかし、これはルールではなく例外であるべきで、その決定を正当化できる自信が必要でしょう」。

上記のリンクから、より詳細な情報を入手することができる。

このような状況における「ベストプラクティス」とは？

何よりもまず、顧客とのやりとりの詳細な記録をすべて安全に保管することが不可欠です。 紙ベースの記録がある場合は、鍵のかかる耐火性のファイリングキャビネットや耐火金庫に保管するのが最適です。 電子的な記録がある場合は、強固なパスワードで保護された安全なクラウド（Microsoft OneDrive、Google Drive、DropBoxなど）に保管するのが理想的です。PC、ラップトップ、Apple Mac、iPad、タブレットなどに記録を保存する場合は、そのデバイスやフォルダ、保存領域もパスワードで保護し、別のデバイス（これもパスワードで保護！）に定期的にバックアップする必要があります。）

事業を閉鎖する場合は、顧客に対して（14日から30日以内であれば問題ありません）、データの保管を終了すること、およびこの期間後に記録を破棄することを通知することができます。 これにより、顧客は貴社にデータを要求することができます。 顧客が要求せず、期限日を過ぎた場合は、紙ベースのデータ（シュレッダーまたは焼却）または電子データ（ゴミ箱やリサイクル施設から削除および消去）を破棄する必要があります。

詳細はこちらhttps://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

事業主が亡くなった場合も、上記のアドバイスが適用されます。 繰り返しになりますが、ICOのガイドラインはこちらでご覧いただけます：

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader