Meilleure pratique - Que faire des dossiers des clients en cas de retraite, de maladie de longue durée ou de fermeture de l'entreprise ?

Que faire des dossiers des clients en cas de retraite, de maladie de longue durée ou de fermeture de l'entreprise ?

Nous avons récemment eu connaissance du cas d'un membre qui a cessé son activité de PNL et qui nous a demandé si les dossiers qu'il avait conservés sur les séances avec ses clients devaient être détruits.

C'est une bonne question et il peut y avoir une variété de raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de réfléchir à ce qu'il faut faire de vos dossiers clients si votre situation change et que vous n'exercez plus.

GDPR et DPA (2018)

Le règlement général européen sur la protection des données (GDPR) et la loi britannique sur la protection des données (DPA) exigent que vous informiez, dans la mesure du possible, les personnes concernées (clients) que vous fermez l'entreprise et qu'elles disposent d'un délai déterminé pour demander que toutes les données que vous détenez et qui les concernent leur soient envoyées en toute sécurité. C'est leur droit en vertu du GDPR et de la DPA.(https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata consulté le 12/02/2025).

Voici des informations provenant directement du site web de l'Information Commissioner's Office (ICO) (lien ci-dessus) :

"Je ferme ma petite entreprise. Dois-je informer les gens que je ne détiendrai plus leurs données ?

Oui, si vous le pouvez. C'est une bonne pratique d'informer les gens que votre entreprise ferme et que vous ne détenez plus leurs données. Cela montre aux gens que vous accordez de l'importance à leurs informations, même si vous n'en avez plus besoin. Cela leur donne également le temps de vous faire part de leurs inquiétudes ou de leurs demandes.

Pour certaines entreprises, cette démarche est simple et ne prend pas beaucoup de temps. Pour d'autres, c'est plus facile à dire qu'à faire. Si vous êtes dans cette situation, il s'agit de trouver un équilibre entre l'effort nécessaire pour les informer et, en fonction du type d'informations que vous détenez sur eux, l'importance qu'il y a à les contacter.

Par exemple, il se peut que vous ne puissiez pas contacter facilement vos clients parce que vous n'avez plus accès à leurs informations. Si les informations que vous détenez sont des données personnelles sensibles, telles que des informations médicales, il peut être plus nécessaire d'essayer de les contacter que si les informations que vous détenez se limitent à des noms et des adresses. Mais cela devrait être une exception, plutôt qu'une règle, et vous devrez être sûr de pouvoir justifier votre décision".

De plus amples informations sont disponibles en cliquant sur le lien ci-dessus.

Quelle est la "meilleure pratique" dans cette situation ?

Tout d'abord, il est essentiel que vous conserviez en toute sécurité tous les documents détaillés relatifs aux interactions que vous avez avec vos clients. Si vous avez des documents papier, la meilleure façon de les conserver est de les placer dans un classeur verrouillé et ignifugé ou dans une chambre forte. Si vous conservez des documents électroniques, l'idéal est de les stocker dans un nuage sécurisé (Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox, etc.), avec une protection par mot de passe solide.si vous stockez des documents sur un PC, un ordinateur portable, un Apple Mac, un iPad, une tablette, etc., l'appareil et/ou le dossier ou la zone de stockage doivent également être protégés par un mot de passe et faire l'objet d'une sauvegarde régulière sur un autre appareil (également protégé par un mot de passe !).

Si l'entreprise ferme, vous pouvez avertir vos clients (entre 14 et 30 jours civils) que vous ne stockerez plus leurs données et que les dossiers seront détruits après cette période. Cela leur permettra de vous demander leurs données. S'ils ne le font pas et que la date limite est dépassée, vous devez détruire les données sur papier (les déchiqueter ou les brûler) ou les données électroniques (les effacer et les supprimer de toute poubelle ou installation de recyclage dont vous disposez).

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à l'adresse suivante : https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Si le propriétaire de l'entreprise décède, les conseils ci-dessus restent valables. Là encore, les lignes directrices de l'ICO sont disponibles ici :

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader