Buenas prácticas - Qué hacer con los expedientes de los clientes en caso de jubilación, enfermedad de larga duración o cierre de la empresa

Qué hacer con los registros de los clientes en caso de jubilación, enfermedad de larga duración o cierre de la empresa

Recientemente hemos tenido conocimiento de un Miembro que cerró su negocio de PNL y preguntó si los registros que había guardado de sus sesiones con clientes debían ser destruidos.

Es una buena pregunta y podría haber una variedad de razones por las que puede necesitar considerar qué hacer con sus registros de clientes si sus circunstancias cambian y ya no está practicando.

GDPR y DPA (2018)

Tanto el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (GDPR) como la Ley de Protección de Datos del Reino Unido (DPA) exigen que, en la medida de lo posible, comuniques a las personas afectadas (clientes) que vas a cerrar el negocio y que disponen de un plazo determinado para solicitar que se les envíen de forma segura todos los datos que conservas, relativos a ellos. Este es su derecho según el GDPR y la DPA.(https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata consultado el 12/02/2025).

Aquí está la información directamente desde el sitio web de la Oficina del Comisionado de Información (ICO) (enlace anterior):

"Voy a cerrar mi pequeña empresa. ¿Debo informar a mis clientes de que ya no dispongo de sus datos?

Sí, si puedes. Es una buena práctica informar a los usuarios de que tu empresa va a cerrar y que ya no vas a conservar sus datos. Esto demuestra a los usuarios que valoras su información incluso cuando ya no la necesitas. También les da tiempo para plantearte cualquier duda o petición.

Para algunas empresas, esto será sencillo y no llevará mucho tiempo. Para otras, es más fácil decirlo que hacerlo. Si te encuentras en esta situación, se trata de encontrar un equilibrio entre el esfuerzo que supondría hacérselo saber y, en función del tipo de información que guardas sobre ellos, lo importante que es ponerse en contacto con ellos.

Por ejemplo, puede que no le resulte fácil ponerse en contacto con sus clientes porque ya no tiene acceso a su información. Si la información que posee son datos personales sensibles, como información médica, puede que sea más necesario intentar ponerse en contacto con ellos que si la información que posee se limita a los datos de nombre y dirección. Pero esto debería ser una excepción, más que una norma, y tendrá que estar seguro de poder justificar su decisión".

Encontrará más información en el enlace anterior.

¿Cuál es la "mejor práctica" en esta situación?

En primer lugar, es fundamental que mantengas seguros todos los registros detallados de las interacciones que mantienes con los clientes. Si tienes registros en papel, la mejor forma de mantenerlos seguros es en un archivador cerrado a prueba de incendios o en una caja fuerte contra incendios. Si mantienes registros electrónicos, lo ideal es que estén almacenados en una nube segura (Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox, etc.) con una sólida protección mediante contraseña.si almacenas documentos en un ordenador, portátil, Apple Mac, iPad, tableta, etc., el dispositivo, la carpeta o el área de almacenamiento también deben estar protegidos por contraseña y se deben realizar copias de seguridad periódicas en un dispositivo independiente (también protegido por contraseña).

Si la empresa va a cerrar, puedes avisar a tus clientes (entre 14 y 30 días naturales) de que dejarás de almacenar sus datos y de que los registros se destruirán transcurrido ese plazo, para que puedan pedírtelos. Si no lo hacen y pasa la fecha límite, deberás destruir los datos en papel (triturarlos o quemarlos) o electrónicos (borrarlos y eliminarlos de cualquier papelera o instalación de reciclaje que tengas).

Puede encontrar más detalles aquí: https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Si el propietario de la empresa fallece, los consejos anteriores siguen siendo válidos. De nuevo, puede consultar las directrices del ICO aquí:

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader