Bewährte Praktiken - Was mit Kundenunterlagen im Falle von Ruhestand, Langzeiterkrankung oder Geschäftsaufgabe geschehen soll

Was mit den Aufzeichnungen von Klienten im Falle des Ruhestands, einer Langzeiterkrankung oder der Schließung des Unternehmens geschehen soll

Vor kurzem wurden wir auf ein Mitglied aufmerksam gemacht, das sein NLP-Geschäft aufgab und fragte, ob die Aufzeichnungen über seine Klientensitzungen vernichtet werden sollten.

Das ist eine gute Frage, und es könnte eine Vielzahl von Gründen geben, warum Sie sich überlegen müssen, was mit Ihren Klientenaufzeichnungen geschehen soll, wenn sich Ihre Umstände ändern und Sie nicht mehr praktizieren.

GDPR und DPA (2018)

Sowohl die europäische Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) als auch das britische Datenschutzgesetz (DPA) verlangen von Ihnen, dass Sie, soweit möglich, die betroffenen Personen (Klienten) darüber informieren, dass Sie das Geschäft schließen, und dass sie eine bestimmte Frist haben, innerhalb derer sie verlangen können, dass alle Daten, die Sie über sie gespeichert haben, sicher an sie übermittelt werden. Dies ist ihr Recht gemäß GDPR und DPA(https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata Zugriff am 12.02.2025).

Hier sind die Informationen direkt von der Website des Information Commissioner's Office (ICO) (Link oben):

"Ich schließe mein kleines Unternehmen. Muss ich meinen Kunden mitteilen, dass ich ihre Daten nicht mehr speichern werde?

Ja, wenn Sie dazu in der Lage sind. Es ist eine gute Praxis, den Leuten mitzuteilen, dass Sie Ihr Unternehmen schließen und ihre Daten nicht mehr speichern. Das zeigt den Leuten, dass Sie ihre Daten wertschätzen, auch wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Es gibt ihnen auch die Möglichkeit, Bedenken oder Anfragen an Sie zu richten.

Für manche Unternehmen ist dies einfach und dauert nicht lange, für andere ist es leichter gesagt als getan. In diesem Fall müssen Sie abwägen zwischen dem Aufwand, den Sie betreiben müssen, um Ihre Kunden zu informieren, und der Art der Daten, die Sie über sie gespeichert haben, und wie wichtig es ist, sie zu kontaktieren.

So kann es zum Beispiel sein, dass Sie Ihre Kunden nicht ohne weiteres kontaktieren können, weil Sie keinen Zugang mehr zu ihren Daten haben. Wenn es sich bei den Informationen, die Sie besitzen, um sensible personenbezogene Daten handelt, wie zum Beispiel medizinische Informationen, dann kann die Notwendigkeit, sie zu kontaktieren, größer sein, als wenn sich die Informationen, die Sie besitzen, auf Namen und Adressdaten beschränken. Aber das sollte eher die Ausnahme als die Regel sein, und Sie müssen sicher sein, dass Sie Ihre Entscheidung rechtfertigen können."

Weitere Informationen finden Sie unter dem obigen Link.

Was ist die beste Praxis in dieser Situation?

In erster Linie ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle detaillierten Aufzeichnungen über Ihre Interaktionen mit Kunden sicher aufbewahren. Wenn Sie Aufzeichnungen auf Papier haben, bewahren Sie diese am besten in einem verschlossenen, feuersicheren Aktenschrank oder in einem Feuersafe auf. Wenn Sie elektronische Aufzeichnungen führen, sollten diese idealerweise in einer sicheren Cloud (Microsoft OneDrive, Google Drive, DropBox usw.) mit starkem Passwortschutz gespeichert werden.wenn Sie Unterlagen auf einem PC, Laptop, Apple Mac, iPad, Tablet usw. aufbewahren, muss das Gerät und/oder der Ordner oder Speicherbereich ebenfalls passwortgeschützt sein und regelmäßig auf einem separaten Gerät (ebenfalls passwortgeschützt!) gesichert werden.)

Wenn das Unternehmen schließt, können Sie Ihre Kunden benachrichtigen (14 bis 30 Kalendertage sind in Ordnung) und ihnen mitteilen, dass Sie ihre Daten nicht mehr speichern werden und dass die Aufzeichnungen nach dieser Zeit vernichtet werden. So können sie ihre Daten bei Ihnen anfordern. Wenn sie dies nicht tun und die Frist verstreicht, müssen Sie die papierbasierten (schreddern oder verbrennen) oder elektronischen Daten vernichten (löschen und aus einem eventuell vorhandenen Papierkorb oder einer Recyclinganlage entfernen).

Weitere Einzelheiten finden Sie hier: https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Wenn der Geschäftsinhaber verstirbt, gelten die obigen Ratschläge immer noch. Auch hier finden Sie die ICO-Richtlinien hier:

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader