Najbolja praksa – Šta uraditi sa evidencijom klijenata u slučaju penzionisanja, dugotrajne bolesti ili zatvaranja poslovanja

Šta uraditi sa evidencijom klijenata u slučaju penzionisanja, dugotrajne bolesti ili zatvaranja poslovanja

Nedavno smo bili upoznati sa članom koji je zaustavio svoje poslovanje sa NLP-om i pitao da li treba uništiti evidenciju koju su vodili o svojim klijentskim sesijama. 

To je dobro pitanje i može postojati niz razloga zbog kojih ćete možda morati da razmislite šta da radite sa svojim klijentima ako se vaše okolnosti promene i više ne vežbate.

GDPR i DPA (2018)

I Evropska opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR) i Zakon o zaštiti podataka u Velikoj Britaniji (DPA) zahtevaju od vas, gde je to moguće, obavestite pogođene ljude (klijente) da zatvarate posao i da imaju određeni vremenski period u kojem mogu da zatraže sve podatke koje imate, a koji se odnose na njih, da im se bezbedno pošalju.  Ovo je njihovo pravo prema GDPR-u i DPA.  (https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#whatdata pristupljeno 12/02/2025).  

Evo informacija direktno sa sajta Kancelarije komesara za informisanje (ICO) (link iznad):

"Zatvaram svoj mali biznis. Da li moram da obavestim ljude da više neću držati njihove podatke?

Da, ako možete.  Dobra je praksa da ljudi znaju da se vaš posao zatvara i da više ne držite njihove podatke.  Ovo pokazuje ljudima da cenite njihove informacije čak i kada vam više nisu potrebne.  Takođe im omogućava vremena da sa vama podnesu bilo kakve nedoumice ili zahteve.

Za neka preduzeća ovo će biti jednostavno i neće dugo trajati.  Za druge, to je lakše reći nego uraditi.  Ako ste u ovoj poziciji, to je ravnoteža između napora koji bi bio potreban da ih obavestite i, na osnovu vrste informacija koje imate o njima, koliko je važno da ih kontaktirate.

Na primer, možda nećete moći da lako kontaktirate svoje klijente, jer više nemate pristup njihovim informacijama.  Ako su informacije koje držite su osetljivi lični podaci, kao što su medicinske informacije, onda može biti više od potrebe da pokuša da ih kontaktira nego ako su informacije koje držite je ograničena na ime i adresu detalja. Ali ovo bi trebalo da bude izuzetak,   a ne pravilo, i moraćete da budete sigurni da možete da opravdate svoju odluku. "

Više informacija je dostupno na linku iznad.

Šta je "najbolja praksa" u ovoj situaciji?

Prvo i najvažnije, od vitalnog je značaja da vodite sve detaljne evidencije o interakcijama koje imate sa klijentima.  Ako imate evidenciju na papiru, najbolji načini da ih zaštitite su u zaključanom, vatrootpornom ormariću ili vatrootpornom ormariću.  Ako vodite elektronsku evidenciju, onda bi oni trebali biti idealno čuvani u sigurnom oblaku (Microsoft OneDrive, Google disk, DropBok, itd.) sa jakom zaštitom lozinkom.  Ako čuvate zapise na računaru, laptopu, Apple Mac-u, iPad-u, tabletu itd., Onda uređaj i / ili fascikla ili prostor za skladištenje takođe moraju biti zaštićeni lozinkom i redovno rezervne kopije na posebnom uređaju (takođe zaštićen lozinkom!).

Ako se posao zatvara, onda možete obavestiti svoje klijente (bilo šta od 14 do 30 kalendarskih dana je u redu), savetujući ih da više nećete čuvati svoje podatke i da će zapisi biti uništeni nakon tog vremena.   To će im omogućiti da zatraže svoje podatke od vas.  Ako to ne učine i rok prođe, Morate uništiti papirne (iseckati ili spaliti) ili elektronske podatke (izbrisati i izbrisati iz bilo kog smeća ili reciklažnih objekata koje imate).

Više detalja možete pronaći ovde: https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/

Ako vlasnik preduzeća umre, savet iznad i dalje važi.  Opet, ICO smernice možete naći ovde:

https://ico.org.uk/for-organisations/advice-for-small-organisations/frequently-asked-questions/data-storage-sharing-and-security/#soletrader