Contrats - Bien définir les choses dès le départ

Que nous travaillions avec des clients à des fins thérapeutiques ou de coaching, il est important d'être clair sur ce qui fait et ce qui ne fait pas partie de la relation que nous construisons. Andy Coote se penche sur les contrats conclus avec les clients en vue d'obtenir un consentement éclairé.

En tant que thérapeute ou coach, vous "connaissez" le processus et ce qui pourrait se produire au cours de celui-ci. Votre client, lui, ne le sait probablement pas. Nous devons donc définir des attentes claires et donner de bonnes informations sur le processus et sur les résultats que l'on peut - ou ne peut pas - attendre. Un contrat définira également les rôles, les activités et les devoirs - y compris la confidentialité - de chaque partie et garantira que tout problème pourra être traité correctement.

Dans cet article, je me concentrerai sur les meilleures pratiques en matière de contrats avec les clients et sur les éléments qu'un tel contrat peut contenir. Il contient également des liens vers un certain nombre de ressources où l'on peut trouver des informations et des conseils pertinents. Cet article ne doit pas être considéré comme un avis juridique. En cas de doute, il convient de demander un avis approprié avant de conclure un contrat.

En tant que fournisseur d'assurance responsabilité civile professionnelle sur notre marché, Towergate Insurance est aussi conscient que n'importe qui des choses qui peuvent potentiellement mal tourner, "de plus en plus de 'Particulars of Claim' dans les actions civiles contre les thérapeutes décrivent l'interprétation du contrat original par le demandeur - qui diffère généralement considérablement de l'interprétation du thérapeute."La British Association for Counselling and Psychotherapy (BACP) et la British Psychological Society (BPS) recommandent qu'un contrat soit rédigé par écrit et signé par les deux parties. Bien qu'un contrat verbal soit acceptable en droit, il peut être sujet à interprétation et à la faillibilité de la mémoire. La BACP déconseille également l'utilisation du "consentement implicite", suggérant que le consentement explicite est beaucoup plus fiable et que le fait de mettre les choses par écrit permet de l'obtenir.

La discussion du contrat et sa signature doivent avoir lieu avant tout travail avec le client. Le contrat peut être rouvert et renégocié en cas de changement important ou si le client opte pour une autre base de relation. Si un client est réticent à conclure un contrat, il peut être prudent d'envisager de refuser de le traiter ou de le coacher.

Toujours selon Towergate, en tant que prestataires de services, nous devrions nous efforcer d'obtenir un consentement éclairé. Un consentement éclairé signifie que les règles de base et les procédures de la thérapie ou du processus, ainsi que ses risques et avantages potentiels, doivent être communiqués par écrit au client dès le départ. Cela doit inclure les rôles et les responsabilités, les informations sur les séances, la confidentialité, les discussions avec des tiers et l'utilisation de matériel "de cas" à des fins de formation ou de recherche, y compris l'enregistrement des séances.

Permettez-moi de développer certains de ces points.

Règles et procédures de base.

Il n'est généralement pas possible de préciser, dès le début d'une relation, la manière dont les choses vont se dérouler. Il est donc nécessaire de donner un bon aperçu des principes qui sous-tendent les approches que vous pouvez utiliser. Des explications sur les interventions spécifiques peuvent être données au moment où elles sont utilisées.

Risques et avantages potentiels

Il est important que les clients comprennent qu'ils font partie d'un processus auquel on attend d'eux qu'ils participent activement et qu'ils le fassent avec ouverture et franchise. Ce faisant, ils peuvent éprouver des sentiments et des pensées qui les amèneront à sortir de leur zone de confort. Cette zone de changement peut également entraîner des changements émotionnels. La colère, les larmes, la tristesse, la culpabilité, l'anxiété et la peur peuvent apparaître au cours du processus (coaching et thérapie). Dans de telles circonstances, la confiance en vous, en tant que prestataire de services, est essentielle. Exposer les risques dès le départ contribuera à développer cette confiance.

En ce qui concerne les avantages, soyez réaliste quant à ceux qui peuvent être obtenus et mettez l'accent sur le travail de partenariat nécessaire pour y parvenir. Des affirmations irréalistes affecteront la relation de confiance et peuvent, dans certaines circonstances, être illégales.

Informations relatives à la session

Vous pouvez indiquer ici votre approche des rendez-vous, leur durée, le paiement (y compris à la séance ou à l'avance), les délais d'annulation et les éventuelles pénalités pour annulation tardive. Si vous précisez le nombre de séances nécessaires pour atteindre un résultat spécifique, le contrat peut prévoir que ces séances auront lieu.

La confidentialité

Nous avons déjà parlé d'une relation de confiance et la confidentialité en est un élément clé. Votre client est susceptible de discuter avec vous de sujets très privés (même lorsqu'il travaille sans contenu), et il est donc essentiel de préserver la confidentialité de ces discussions.

Il peut arriver que votre client souhaite que ses dossiers soient mis à la disposition d'une autre partie, ce qui ne doit se faire que dans la mesure où il est d'accord et avec un accord écrit. Dans le cas d'un travail en couple, les deux parties doivent accepter de divulguer les informations.

Si vous travaillez avec des clients âgés de moins de 18 ans, leurs parents peuvent avoir le droit de consulter les dossiers de leurs enfants, généralement avec le consentement de l'enfant. Selon la BACP, "travailler avec des enfants et des jeunes nécessite un examen attentif des questions relatives à leur capacité à donner leur consentement à recevoir un service indépendamment d'une personne ayant des responsabilités parentales et à la gestion des confidences divulguées par les clients". Des problèmes peuvent se poser lorsque les parents sont séparés et qu'ils vous demandent des informations. En janvier 2013, le Guardian a mis en lumière de tels cas en relation avec les dossiers des médecins généralistes. En cas de doute sur la manière de travailler avec des mineurs, il convient de les orienter vers d'autres personnes ou de demander l'avis d'une personne qualifiée.

Parmi les autres cas où la confidentialité peut être levée, citons les menaces ou les comportements donnant des motifs raisonnables de penser qu'un client pourrait chercher à se faire du mal ou à faire du mal à un tiers, si les séances sont menées sur recommandation d'un organisme juridique ou si un tribunal ordonne que les dossiers soient produits.

Il convient de préciser que vous pouvez discuter d'un cas avec un autre thérapeute à des fins de supervision, d'orientation ou de conseils sur la manière de développer le traitement.

Documents relatifs à un cas et utilisation de toute forme d'enregistrement

Si vous avez l'intention d'enregistrer des séances en vidéo ou en audio, ou de les utiliser comme études de cas par écrit, il est bon de demander le consentement du client et de lui indiquer les circonstances dans lesquelles les enregistrements/transcriptions peuvent être utilisés. Les enregistrements peuvent être utilisés par le client pour tirer des enseignements de la séance, par le thérapeute pour revoir et planifier une séance ultérieure et à des fins de supervision. Si ces enregistrements sont destinés à être utilisés de manière plus publique, un consentement explicite sera requis, généralement après avoir vu le montage final du produit fini. Les clients peuvent imposer des conditions, telles que l'anonymat, à ce consentement.

Conservation et partage des enregistrements

Les clients ont le droit de savoir que vous prenez soin de leurs dossiers afin d'éviter qu'ils ne soient divulgués ou consultés sans autorisation. Vous pouvez également convenir des circonstances dans lesquelles ils peuvent accéder à leurs propres dossiers.

Le droit du client de se retirer de la procédure à tout moment

Certains processus et traitements sont progressifs et peuvent présenter des risques s'ils sont interrompus sans avoir été menés à terme. Si c'est le cas pour vos traitements, le client doit être informé des risques liés à un retrait précoce du processus et bénéficier d'une intervention suffisante pour lui permettre de se désengager sans risque important de préjudice.

La conclusion d'un contrat n'est qu'une petite partie du processus d'engagement. La plupart des éléments ci-dessus peuvent être couverts de manière adéquate par un modèle standard qui peut être modifié pour répondre aux spécificités du praticien et du client lorsqu'elles sont matériellement différentes.

Un certain nombre de modèles sont disponibles auprès d'organismes tels que Towergate, BACP et BPS, ainsi que l'ANLP. D'autres contrats sont disponibles en ligne. Une mise en garde s'impose. Tout comme cet article ne prétend pas être un conseil juridique, les modèles ne sont pas garantis comme étant totalement conformes à vos propres exigences légales. C'est pourquoi nous vous conseillons vivement de prendre l'avis d'un juriste compétent avant d'utiliser un contrat.

Le plus important, cependant, est qu'un contrat écrit est le meilleur moyen de s'assurer que vos relations fonctionnent bien et que, lorsqu'elles ne fonctionnent pas, vous êtes en mesure de régler les problèmes de manière efficace.

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